Beschaffungsplattform oder Marktplatz: Der Unterschied, der den Preis macht

Der eine Unterschied, der zählt

Beide Werkzeuge heißen im Alltag oft „Einkaufsplattform“, und beide laufen im Browser. Technisch sind sie sich ähnlich. Wirtschaftlich sind sie das Gegenteil voneinander.

Auf einem Marktplatz geht das Angebot voraus: Der Verkäufer legt einen Preis fest, der Käufer nimmt ihn an oder lässt es. Bei einer Ausschreibung geht die Nachfrage voraus: Der Käufer beschreibt, was er braucht, und mehrere Lieferanten bieten darauf. Im ersten Fall bekommen Sie den Preis, den der Markt allen anbietet. Im zweiten den Preis, den ein Lieferant für genau diesen Auftrag macht.

Alles andere — Kataloge, Bewertungen, Netzwerke, Gebührenmodelle — folgt aus diesem einen Unterschied.

Gegenüberstellung

Wann der Marktplatz gewinnt

Immer dann, wenn die Leistung sich über eine Artikelnummer erschöpfend beschreiben lässt und der Betrag den Aufwand einer Anfrage nicht rechtfertigt. Ein Karton Kopierpapier, ein Ersatzakku, eine Palette Standardschrauben: Hier ist der Katalogpreis nicht nur bequemer, er ist oft auch günstiger, weil der Anbieter über Volumen kalkuliert und nicht über einen Einzelauftrag.

Dazu kommt Geschwindigkeit. Wenn heute etwas fehlt und morgen da sein muss, ist eine Ausschreibung mit sieben Tagen Frist das falsche Werkzeug — egal wie gut der erzielte Preis wäre.

Wann die Ausschreibung gewinnt

Sobald einer dieser vier Punkte zutrifft, schlägt der Wettbewerbspreis den Katalogpreis:

• Der Betrag ist groß genug, dass ein Unterschied von wenigen Prozent den Aufwand trägt — in der Einkaufspraxis des Autors liegen zwischen erstem und bestem Angebot häufig 5 bis 15 Prozent, das ist ein Erfahrungswert und keine Studie.
• Die Leistung muss beschrieben werden — Montage, Fertigung nach Zeichnung, Dienstleistung, Bauleistung.
• Der Bedarf wiederholt sich, sodass sich ein einmal gebautes Leistungsverzeichnis mehrfach auszahlt.
• Die Vergabe muss erklärbar sein — gegenüber Geschäftsführung, Aufsichtsrat, Prüfer oder Fördergeber.

Sonderfall: Plattform mit eigenem Lieferantennetzwerk

Zwischen beiden Modellen sitzt eine dritte Kategorie: Plattformen, die ausschreiben lassen, aber innerhalb eines eigenen, kuratierten Lieferantenkreises. Der Nutzen ist echt — wenn Sie für eine Warengruppe keine Lieferanten kennen, ist ein vorhandenes Netzwerk ein Abkürzung.

Der Preis dafür ist ebenfalls echt: Das Netzwerk ist das Produkt des Betreibers, also müssen Lieferanten sich dort registrieren und ihr Profil pflegen. Wollen Sie Ihre gewachsenen Lieferanten anfragen, schicken Sie diese durch eine Anmeldung, von der sie nichts haben — und genau daran scheitert die Rücklaufquote, besonders bei kleineren Betrieben. Wir haben das in einem eigenen Beitrag über Registrierungshürden ausgeführt.

Beides zusammen: der Normalfall

In der Praxis stellt sich die Frage „entweder oder“ selten. Ein typischer Mittelständler deckt C-Teile über Kataloge und Marktplätze ab, weil dort jede Anfrage mehr kostet als sie bringt — und schreibt ein- bis zweimal jährlich die Warengruppen aus, in denen das Geld liegt.

Die nützliche Frage ist deshalb nicht, welches Werkzeug besser ist, sondern welcher Anteil Ihres Einkaufsvolumens heute ohne Vergleich vergeben wird. In den meisten Betrieben ist dieser Anteil größer als angenommen — und genau dort liegt der Hebel.

Welcher Hebel zu welcher Warengruppe passt, lässt sich systematisch einordnen — genau das leistet das Einkaufsschachbrett. Wir haben es zusammen mit dem Harvard-Konzept und BATNA im Beitrag über Verhandlungsmethoden im Einkauf aufbereitet.

Häufige Fragen